Comment migrer d'Excel vers un logiciel de société de nettoyage ?
Publié le · Mis à jour le · Par l'équipe Proprely
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Migrer d'Excel vers un logiciel métier société de nettoyage prend typiquement 30 minutes à 1 journée selon la taille (3-50 agents). Les 6 étapes : (1) extraire vos clients, sites et agents depuis Excel en CSV, (2) cartographier les colonnes Excel vers les champs cibles, (3) importer la base, (4) reconstituer les plannings récurrents, (5) basculer un site pilote avant tous les autres, (6) archiver Excel en lecture seule. Avec Proprely, l'onboarding personnalisé de 30 minutes avec le fondateur lance ces étapes en un seul appel.
Pourquoi migrer d'Excel vers un logiciel métier en 2026
Excel reste viable pour 1-5 clients et 1-3 agents. Au-delà, les limites deviennent bloquantes : pas de planning agent consultable depuis un téléphone, pas de mise à jour temps réel, pas de calcul automatique des majorations heures (complémentaires, supplémentaires, nuit, dimanche), pas de preuve de passage liée, pas de marge par client en temps réel, risque de perte de données.
Le déclencheur typique de migration : du temps perdu en saisie multiple, des oublis de passage répétés, première contestation client qui dérape, ou refus URSSAF sur les majorations IDCC 3043.
Les 6 étapes pour migrer d'Excel vers un logiciel propreté
Étape 1 — Extraction. Exportez vos 4 tableaux Excel principaux en CSV : Clients (nom, SIRET, contact, adresse facturation), Sites (nom site, client, adresse, fréquence, prestations), Agents (nom, qualification, contrat, heures/semaine, spécialités), Contrats (client, site, prestation, fréquence, prix mensuel, marge cible).
Étape 2 — Cartographie. Faites correspondre chaque colonne Excel à un champ cible dans le logiciel. Avec Proprely, ce mapping est validé en direct pendant l'appel onboarding 30 min avec le fondateur. Avec un ERP métier historique (PROPRET, Progiclean), l'éditeur ou son intégrateur s'en charge généralement.
Étape 3 — Import. Chargez les CSV dans le logiciel. Un import CSV prend quelques minutes dans un logiciel moderne ; un ERP métier peut demander un paramétrage initial plus long.
Étape 4 — Reconstitution plannings récurrents. Définissez les fréquences des prestations (quotidien, 3×/semaine, hebdo, mensuel) qui généreront automatiquement les missions futures. C'est le moment où le logiciel commence à vraiment travailler pour vous.
Étape 5 — Site pilote. Basculez 1 client et 1-2 agents en pilote pendant 1-2 semaines. Validez : agents reçoivent leur planning sur mobile, preuves de passage remontent, devis et factures sortent correctement.
Étape 6 — Bascule complète + archivage Excel. Étendez à tous les clients et agents. Archivez vos Excel en lecture seule (Drive, SharePoint) avec un README expliquant que la source de vérité est désormais le logiciel.
Combien de temps prend la migration Excel → logiciel ?
Avec Proprely (cockpit moderne) : 30 minutes à 1 heure pour 3-15 agents (un appel d'onboarding), 1 journée pour 15-50 agents (1 appel + bascule progressive).
Avec un ERP métier historique (PROPRET, Progiclean) : un projet généralement plus long, avec paramétrage de la grille IDCC 3043, formation des équipes et validation par lots fonctionnels — délai à demander à l'éditeur.
Avec Organilog ou Synchroteam : un délai qui dépend du paramétrage du vocabulaire métier (catégories d'intervention, ressources, prestations) à adapter à la propreté.
Les 5 écueils classiques à éviter pendant la migration
(1) Migrer 100 % d'un coup. Préférez le site pilote 1-2 semaines avant la bascule complète.
(2) Ne pas archiver Excel. Gardez vos Excel en lecture seule 6-12 mois minimum pour pouvoir vérifier l'historique en cas de doute.
(3) Sous-estimer la formation agents. Avec l'app Android ou l'accès web (Proprely), quelques minutes par agent suffisent généralement. Avec une application plus complexe, prévoyez davantage.
(4) Oublier les contrats récurrents. Les fréquences récurrentes (quotidien, hebdo) doivent être configurées sinon le planning ne se génère pas.
(5) Ne pas tester la facturation. Sortez 1-2 factures réelles en double (Excel + logiciel) pendant 1 mois pour vérifier la cohérence avant d'abandonner Excel.
Vos questions sur le sujet
Combien de temps prend la migration d'Excel vers un logiciel nettoyage ?
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30 minutes à 1 journée avec un cockpit moderne (Proprely) selon la taille (3-50 agents). Plus longtemps avec un ERP métier historique (PROPRET, Progiclean) ou une suite multi-métiers (Organilog, Synchroteam) qui demande le paramétrage du vocabulaire propreté : délai à demander à chaque éditeur.
Faut-il garder Excel en parallèle pendant la migration ?
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Oui, en lecture seule, pendant 6-12 mois minimum. Archivez vos fichiers Excel sur Drive ou SharePoint avec un README clair : 'Source de vérité : logiciel à partir du JJ/MM/AAAA. Excel en lecture seule pour consultation historique.'
Mes données Excel sont-elles compatibles avec un logiciel propreté ?
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Oui dans la plupart des cas. Les champs standards (nom client, SIRET, adresse, contact, agent, fréquence, prix) s'importent directement en CSV. Les champs spécifiques (notes manuscrites, codes couleurs Excel) ne migrent pas — ils sont à formaliser pendant la migration.
Mes agents vont-ils accepter de quitter WhatsApp pour un logiciel ?
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Oui si l'accès mobile est simple : app Android ou accès web après invitation par email (Proprely). L'obligation d'installer une app native sur le téléphone perso freine souvent l'adoption.
Combien coûte une migration Excel → logiciel nettoyage ?
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Avec Proprely : 0 € (l'onboarding 30 min est inclus dans la bêta gratuite). Avec PROPRET/Progiclean : frais de mise en place possibles, sur devis. Avec Organilog/Synchroteam : selon le paramétrage retenu. À vérifier auprès de chaque éditeur.
Faut-il un consultant externe pour migrer ?
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Non avec un cockpit moderne (Proprely) : le fondateur accompagne la migration pendant l'onboarding personnalisé de 30 minutes. Souvent avec un ERP métier historique (PROPRET, Progiclean) : accompagnement par l'éditeur ou un intégrateur.
Que faire des historiques de prestations passées ?
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Archivez les historiques détaillés en lecture seule (Drive, SharePoint, S3). Importez les 3-6 derniers mois dans le logiciel pour avoir un point de référence sur le quotidien actuel. Au-delà, c'est de l'archive — gardez accessible mais pas dans le logiciel actif.
Et si je veux revenir à Excel après la migration ?
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Avant de signer, demandez à chaque éditeur comment exporter l'intégralité de vos données (CSV/Excel) ; Proprely permet l'export de vos données. Vous pouvez ainsi basculer ailleurs ou revenir à Excel. Méfiez-vous des logiciels qui ne proposent pas d'export complet.
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