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Comment migrer d'Excel vers un logiciel de société de nettoyage ? — Proprely, logiciel société de nettoyage B2B

Comment migrer d'Excel vers un logiciel de société de nettoyage ?

Réponse-flash : Migrer d'Excel vers un logiciel métier société de nettoyage prend typiquement 30 minutes à 1 journée selon la taille (3-50 agents). Les 6 étapes : (1) extraire vos clients, sites et agents depuis Excel en CSV, (2) cartographier les colonnes Excel vers les champs cibles, (3) importer la base, (4) reconstituer les plannings récurrents, (5) basculer un site pilote avant tous les autres, (6) archiver Excel en lecture seule. Avec Proprely, l'onboarding 30 minutes avec le fondateur couvre les 6 étapes en un seul appel.

Pourquoi migrer d'Excel vers un logiciel métier en 2026

Excel reste viable pour 1-5 clients et 1-3 agents. Au-delà, les limites deviennent bloquantes : pas de planning agent consultable depuis un téléphone, pas de mise à jour temps réel, pas de calcul automatique des majorations heures (complémentaires, supplémentaires, nuit, dimanche), pas de preuve de passage liée, pas de marge par client en temps réel, risque de perte de données.

Le déclencheur typique de migration : 6-10 h/semaine perdues en saisie multiple, 2-4 oublis de passage par mois, première contestation client qui dérape, ou refus URSSAF sur les majorations IDCC 3043.

Les 6 étapes pour migrer d'Excel vers un logiciel propreté

Étape 1 — Extraction. Exportez vos 4 tableaux Excel principaux en CSV : Clients (nom, SIRET, contact, adresse facturation), Sites (nom site, client, adresse, fréquence, prestations), Agents (nom, qualification, contrat, heures/semaine, spécialités), Contrats (client, site, prestation, fréquence, prix mensuel, marge cible).

Étape 2 — Cartographie. Faites correspondre chaque colonne Excel à un champ cible dans le logiciel. Avec Proprely, ce mapping est validé en direct pendant l'appel onboarding 30 min avec le fondateur. Avec PROPRET/Progiclean, l'intégrateur s'en charge sur 1-3 jours.

Étape 3 — Import. Chargez les CSV dans le logiciel. Un logiciel moderne import en 5 minutes. Un ERP métier historique demande 1-3 jours de paramétrage initial.

Étape 4 — Reconstitution plannings récurrents. Définissez les fréquences des prestations (quotidien, 3×/semaine, hebdo, mensuel) qui généreront automatiquement les missions futures. C'est le moment où le logiciel commence à vraiment travailler pour vous.

Étape 5 — Site pilote. Basculez 1 client et 1-2 agents en pilote pendant 1-2 semaines. Validez : agents reçoivent leur planning sur mobile, preuves de passage remontent, devis et factures sortent correctement.

Étape 6 — Bascule complète + archivage Excel. Étendez à tous les clients et agents. Archivez vos Excel en lecture seule (Drive, SharePoint) avec un README expliquant que la source de vérité est désormais le logiciel.

Combien de temps prend la migration Excel → logiciel ?

Avec Proprely (cockpit moderne) : 30 minutes à 1 heure pour 3-15 agents (un appel d'onboarding), 1 journée pour 15-50 agents (1 appel + bascule progressive).

Avec un ERP métier historique (PROPRET, Progiclean) : 1-3 mois en moyenne, avec intégrateur dédié, paramétrage de la grille IDCC 3043, formation des équipes, validation par lots fonctionnels.

Avec Organilog ou Synchroteam : 2-6 semaines incluant le paramétrage du vocabulaire métier (catégories d'intervention, ressources, prestations) qui n'est pas pré-livré.

Les 5 écueils classiques à éviter pendant la migration

(1) Migrer 100 % d'un coup. Préférez le site pilote 1-2 semaines avant la bascule complète.

(2) Ne pas archiver Excel. Gardez vos Excel en lecture seule 6-12 mois minimum pour pouvoir vérifier l'historique en cas de doute.

(3) Sous-estimer la formation agents. Avec un logiciel mobile-first par lien web (Proprely), 5 minutes par agent suffisent. Avec une app native à installer, prévoir 30-60 min par agent.

(4) Oublier les contrats récurrents. Les fréquences récurrentes (quotidien, hebdo) doivent être configurées sinon le planning ne se génère pas.

(5) Ne pas tester la facturation. Sortez 1-2 factures réelles en double (Excel + logiciel) pendant 1 mois pour vérifier la cohérence avant d'abandonner Excel.

Questions fréquentes

Combien de temps prend la migration d'Excel vers un logiciel nettoyage ?

30 minutes à 1 journée avec un cockpit moderne (Proprely) selon la taille (3-50 agents). 1-3 mois avec un ERP métier historique (PROPRET, Progiclean). 2-6 semaines avec une suite multi-métiers (Organilog, Synchroteam) qui demande le paramétrage du vocabulaire propreté.

Faut-il garder Excel en parallèle pendant la migration ?

Oui, en lecture seule, pendant 6-12 mois minimum. Archivez vos fichiers Excel sur Drive ou SharePoint avec un README clair : 'Source de vérité : logiciel à partir du JJ/MM/AAAA. Excel en lecture seule pour consultation historique.'

Mes données Excel sont-elles compatibles avec un logiciel propreté ?

Oui dans 95 % des cas. Les champs standards (nom client, SIRET, adresse, contact, agent, fréquence, prix) s'importent directement en CSV. Les champs spécifiques (notes manuscrites, codes couleurs Excel) ne migrent pas — ils sont à formaliser pendant la migration.

Mes agents vont-ils accepter de quitter WhatsApp pour un logiciel ?

Oui si le logiciel est mobile-first par lien web (Proprely) — l'agent reçoit un SMS avec un lien, clique, voit son planning. Pas d'app à installer, pas de compte à créer. Adoption typique 90-100 % en 1 semaine. Avec une app native, l'adoption tombe à 50-70 % en moyenne.

Combien coûte une migration Excel → logiciel nettoyage ?

Avec Proprely : 0 € (l'onboarding 30 min est inclus dans la bêta gratuite). Avec PROPRET/Progiclean : 3-15 k€ de setup intégrateur en moyenne. Avec Organilog/Synchroteam : 0-2 k€ de setup payé selon le paramétrage.

Faut-il un consultant externe pour migrer ?

Non avec un cockpit moderne (Proprely) : le fondateur fait la migration en 30 minutes. Oui souvent avec un ERP métier historique (PROPRET, Progiclean) : intégrateur sur 1-3 jours.

Que faire des historiques de prestations passées ?

Archivez les historiques détaillés en lecture seule (Drive, SharePoint, S3). Importez les 3-6 derniers mois dans le logiciel pour avoir un point de référence sur le quotidien actuel. Au-delà, c'est de l'archive — gardez accessible mais pas dans le logiciel actif.

Et si je veux revenir à Excel après la migration ?

Tout logiciel sérieux propose un export complet en CSV/Excel en 1 clic (Proprely, PROPRET, Progiclean, Organilog). Vous gardez vos données et pouvez basculer ailleurs ou revenir à Excel à tout moment. Fuyez les logiciels qui ne proposent pas l'export 1-clic.

Pour aller plus loin

  • Proprely vs Excel : le comparatif honnête
  • Guide complet logiciel société de nettoyage
  • Digitaliser en 5 étapes
  • Audit gratuit 30 min avec le fondateur

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