Preuve de passage nettoyage : QR, photos, contrôle qualité
Un contrôle qualité nettoyage, ce n'est pas un slogan. C'est une grille (conforme / à reprendre / critique) plus une preuve : QR par site, photos horodatées, signature si le client est là, PV envoyé. Pour syndics, bureaux, hôtels et médical.
Réponse flash
Contrôle qualité nettoyage : ce que ça veut dire en ops
Un contrôle qualité nettoyage, ce n'est pas « prestation 5 étoiles » sur un devis. C'est une visite (ou un audit mensuel) où chaque zone et chaque critère est classé : conforme, à reprendre, ou critique. Avec une preuve (photo, signature, PV) et un délai de reprise. Sans preuve, le CQ reste un avis.
La chaîne tient dans cet ordre. Le cahier des charges dit ce qui est dû. La grille CQ vérifie que c'est fait. La preuve de passage documente le passage et les écarts. Inverser (prouver sans avoir écrit le scope, ou contrôler sans photo) rouvre le litige.
- 01
CDC / CCTP
Zones, fréquences, exclusions, produits, accès. Ce qui est dû, par écrit. Page canonique : cahier des charges nettoyage bureaux.
- 02
Contrôle qualité
Qui contrôle, à quelle cadence, sur quelle grille (conforme / à reprendre / critique), quel délai de reprise.
- 03
Preuve de passage
QR (ou équivalent), photos horodatées, signature si quelqu'un est là, PV envoyé au gestionnaire.
Le problème
"Vous êtes pas passé hier" : le mot qui vous fait perdre des contrats
Sans preuve de passage, vous êtes en parole contre parole. Le client conteste, vous ne pouvez rien prouver, vous perdez la mission, parfois le contrat. Une grille qualité sans photo redevient un avis. Et c'est désormais un critère éliminatoire pour beaucoup d'appels d'offres.
- Aucune traçabilité quand un client conteste un passage
- Photos avant/après dispersées dans 12 conversations WhatsApp
- Pas de signature client horodatée, pas de grille (conforme / à reprendre / critique)
- Critère éliminatoire pour les appels d'offres publics et les syndics
La solution
Chaque intervention prouvée, horodatée, opposable
Proprely génère un QR code unique par site. L'agent scanne à son arrivée, prend des photos avant et après, fait signer le client (si présent). Le PV est généré. La grille de contrôle qualité (conforme / à reprendre / critique) s'appuie sur ces preuves, pas sur un souvenir.
QR code par site
Un QR code unique pour chaque site. L'agent scanne à l'arrivée, y compris hors connexion. Heure (et géolocalisation si activée) enregistrées, synchronisées au retour du réseau.
Photos avant/après horodatées
L'agent prend des photos avant et après son intervention depuis Proprely. Horodatage et géolocalisation intégrés. Stockage sécurisé en Europe. Durée : exigence fréquente des syndics et AO autour de plusieurs années, à recouper avec votre conseil.
Signature du client sur place
Si un représentant du client est présent (gardien, syndic, gestionnaire), il signe directement sur le téléphone de l'agent, même sans réseau.
PV d’intervention
À la fin de chaque intervention, un PV rassemble date, heure, agent, photos, signature et observations, prêt à être transmis au client.
Géolocalisation au check-in
Optionnel mais recommandé : le check-in QR code enregistre la géolocalisation. Vous prouvez que l'agent était bien sur place, pas à 3 km.
Hébergement européen, RGPD
Preuves hébergées en Europe, chiffrées en transit et au repos. Conservation : pratique fréquente syndic / AO (souvent autour de 5 ans), à recouper avec votre conseil. Ce n'est pas présenté ici comme une obligation légale unique.
Cas d'usage types
Preuve de passage : trois situations types
Exemples de scénarios illustratifs, pas des résultats de clients Proprely.
Scénario : syndic multi-immeubles
Gardiens qui contestent les passages, syndic qui veut un PV par intervention
Scénario : hôtel avec audit qualité
La direction exige une traçabilité des passages pour son audit qualité
Scénario : cabinet médical
Respect du protocole sanitaire exigé par les médecins
Fiche de contrôle
Fiche de contrôle qualité nettoyage (CSV)
La fiche sert à la visite de site et à l'audit mensuel : une ligne = un critère, une seule case cochée parmi conforme / à reprendre / critique, une observation, une photo oui-non, la date et le nom du contrôleur. Vous l'ouvrez dans Excel ou Google Sheets. Pas d'inscription.
Usage typique : chef d'équipe ou dirigeant, une fois par mois sur les sites sensibles (accueil, sanitaires, kitchenette), et à chaque visite conjointe avec le client. Les écarts critiques se traitent avant le prochain passage. Les « à reprendre » portent un délai. Le CSV n'est pas un document opposable : c'est une trame pour ne rien oublier. Adaptez-la à votre CDC.
- Colonnes : Zone, Critère, Conforme, À reprendre, Critique, Observation, Photo oui-non, Date, Contrôleur
- Zones type bureaux / copro : accueil, open space, sanitaires, kitchenette, salles de réunion, circulations, local déchets
- Lignes « preuve de passage » : check-in du jour, photos des zones sensibles, PV transmis
AFNOR publie une norme NF X50-794 (qualité de service en propreté). C'est un cadre existant, pas une certification Proprely, pas une grille FEP complète, pas un badge à coller sur un devis. Cette fiche est une trame métier pour TPE/PME de propreté, un ordre de grandeur opérationnel.
Preuve de passage : les questions qu'on nous pose
Qu'est-ce qu'un contrôle qualité nettoyage, concrètement ?
Une grille de visite : chaque zone / critère est conforme, à reprendre ou critique, avec une observation, éventuellement une photo, un délai de reprise et le nom du contrôleur. Ce n'est pas un slogan commercial. La preuve de passage (QR, photos, signature, PV) rend cette grille discutable sur des faits. Sans preuve, le CQ redevient parole contre parole.
Comment utiliser une fiche de contrôle qualité nettoyage ?
Ouvrez le CSV (Excel / Google Sheets) avant la visite. Une ligne par critère. Cochez une seule colonne parmi conforme / à reprendre / critique. Notez l'observation et si une photo est jointe. Datez, signez (contrôleur). Usage fréquent : audit mensuel, visite conjointe client, préparation d'un mémoire technique d'appel d'offres. Le fichier est une trame métier, pas une norme FEP ni NF X50-794 complète. Téléchargement : /ressources/fiche-controle-qualite-nettoyage.csv.
Comment relier cahier des charges, contrôle qualité et preuve de passage ?
Le CDC / CCTP écrit ce qui est dû (zones, fréquences, exclusions). Le CQ vérifie l'exécution sur une grille. La preuve documente le passage. Page CDC déjà publiée : cahier des charges nettoyage bureaux. En AO, ce trio pèse souvent dans le mémoire technique autant que le prix. Voir aussi : répondre à un appel d'offres nettoyage. Ce n'est pas un avis juridique.
La norme AFNOR NF X50-794, c'est quoi pour une TPE de nettoyage ?
C'est une norme AFNOR de cadrage sur la qualité de service en propreté. Elle existe ; ce n'est pas une certification Proprely, pas un label que nous délivrons, pas une obligation automatique pour une TPE ou PME de propreté. On s'en sert ici comme cadre (grille, traçabilité), pas comme revendication. Recoupez le texte AFNOR si vous visez une démarche normative.
Comment fonctionne le QR code par site ?
Proprely génère un QR code unique pour chaque site lors de la création. Vous l'imprimez et le collez à un endroit visible (entrée, accueil). L'agent le scanne avec Proprely sur son téléphone à chaque arrivée.
Les photos sont-elles conservées combien de temps ?
Conservation typique côté syndics et appels d'offres : souvent autour de 5 ans. Ce n'est pas présenté ici comme une obligation légale unique : recoupez avec votre contrat, le RGPD (durée minimale nécessaire à la finalité) et votre conseil. Stockage sécurisé en Europe, chiffré. Accessibles via Proprely pendant la durée paramétrée.
Que se passe-t-il si l'agent n'a pas de réseau au moment du check-in ?
Le check-in, les photos et la signature fonctionnent hors connexion : ils sont enregistrés sur le téléphone et synchronisés avec Proprely dès que le réseau revient (typiquement à la sortie du sous-sol). Le planning reste aussi consultable hors connexion.
Le client reçoit-il le PV ?
Le PV rassemble photos, signature et observations de l'intervention ; il peut être transmis au client (syndic, gestionnaire, référent).
Est-ce que la géolocalisation est obligatoire ?
Non, c'est optionnel. Activée, elle ajoute une preuve supplémentaire (l'agent était bien sur place). Désactivée, vous gardez le QR + photos + horodatage qui suffisent dans la plupart des cas.
Comment prouver un passage au syndic ?
Trois couches cumulables : (1) check-in QR unique au site, (2) photos avant/après horodatées, hébergées en Europe, (3) signature du représentant (gardien, conseil syndical) si présent, puis PV transmis au syndic. Ce n'est pas un constat d'huissier ; c'est une preuve métier utile dans la discussion « vous n'êtes pas passé ». Géolocalisation optionnelle.
Le PV suffit-il si le gardien n'a signé personne ?
Oui dans la plupart des copros : QR + photos horodatées + heure de check-in restent, même sans signature. La signature est un plus quand quelqu'un est là. Conservation : pratique fréquente syndic / AO, à recouper avec votre conseil. Si les photos sont encore dans WhatsApp, vous pouvez candidater à la bêta : gratuite jusqu'au 15 octobre 2026.
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