Preuve de passage nettoyage : QR, photos, contrôle qualité

Un contrôle qualité nettoyage, ce n'est pas un slogan. C'est une grille (conforme / à reprendre / critique) plus une preuve : QR par site, photos horodatées, signature si le client est là, PV envoyé. Pour syndics, bureaux, hôtels et médical.

Contrôle qualité nettoyage : ce que ça veut dire en ops

Un contrôle qualité nettoyage, ce n'est pas « prestation 5 étoiles » sur un devis. C'est une visite (ou un audit mensuel) où chaque zone et chaque critère est classé : conforme, à reprendre, ou critique. Avec une preuve (photo, signature, PV) et un délai de reprise. Sans preuve, le CQ reste un avis.

La chaîne tient dans cet ordre. Le cahier des charges dit ce qui est dû. La grille CQ vérifie que c'est fait. La preuve de passage documente le passage et les écarts. Inverser (prouver sans avoir écrit le scope, ou contrôler sans photo) rouvre le litige.

CDC / CCTP — Zones, fréquences, exclusions, produits, accès. Ce qui est dû, par écrit. Page canonique : cahier des charges nettoyage bureaux.
Contrôle qualité — Qui contrôle, à quelle cadence, sur quelle grille (conforme / à reprendre / critique), quel délai de reprise.
Preuve de passage — QR (ou équivalent), photos horodatées, signature si quelqu'un est là, PV envoyé au gestionnaire.

Cahier des charges nettoyage bureaux · Répondre à un appel d'offres · Planning multi-sites · Pointage des agents

"Vous êtes pas passé hier" : le mot qui vous fait perdre des contrats

Sans preuve de passage, vous êtes en parole contre parole. Le client conteste, vous ne pouvez rien prouver, vous perdez la mission, parfois le contrat. Une grille qualité sans photo redevient un avis. Et c'est désormais un critère éliminatoire pour beaucoup d'appels d'offres.

Aucune traçabilité quand un client conteste un passage
Photos avant/après dispersées dans 12 conversations WhatsApp
Pas de signature client horodatée, pas de grille (conforme / à reprendre / critique)
Critère éliminatoire pour les appels d'offres publics et les syndics

Chaque intervention prouvée, horodatée, opposable

Proprely génère un QR code unique par site. L'agent scanne à son arrivée, prend des photos avant et après, fait signer le client (si présent). Le PV est généré. La grille de contrôle qualité (conforme / à reprendre / critique) s'appuie sur ces preuves, pas sur un souvenir.

Bénéfices

QR code par site — Un QR code unique pour chaque site. L'agent scanne à l'arrivée. Heure et géolocalisation enregistrées automatiquement. Aucun moyen de falsifier.
Photos avant/après horodatées — L'agent prend des photos avant et après son intervention depuis Proprely. Horodatage et géolocalisation intégrés. Stockage sécurisé en Europe. Durée : exigence fréquente des syndics et AO autour de plusieurs années, à recouper avec votre conseil.
Signature client électronique — Si un représentant du client est présent (gardien, syndic, gestionnaire), il signe directement sur le téléphone de l'agent. PV instantané.
PV automatique — À la fin de chaque intervention, un PV est généré : date, heure, agent, photos, signature, observations. Envoyé au client par email automatiquement.
Géolocalisation au check-in — Optionnel mais recommandé : le check-in QR code enregistre la géolocalisation. Vous prouvez que l'agent était bien sur place, pas à 3 km.
Hébergement européen, RGPD — Preuves hébergées en Europe, chiffrées en transit et au repos. Conservation : pratique fréquente syndic / AO (souvent autour de 5 ans), à recouper avec votre conseil. Ce n'est pas présenté ici comme une obligation légale unique.

Cas d'usage

Syndic multi-immeubles — Gardiens contestent les passages, syndic veut un PV par intervention · QR code par hall d'entrée, photos avant/après publiques pour les gardiens, contestations divisées par 10
Groupe hôtelier 4 étoiles — Direction exige une traçabilité totale pour son audit qualité · PV automatique par chambre et par étage, audit qualité préparé en 1 clic au lieu d'une semaine
Cabinet médical — Conformité protocole sanitaire strictement exigée par les médecins · Photos avant/après horodatées validant le respect du protocole, signature électronique du référent à chaque passage

Fiche de contrôle qualité nettoyage (CSV)

La fiche sert à la visite de site et à l'audit mensuel : une ligne = un critère, une seule case cochée parmi conforme / à reprendre / critique, une observation, une photo oui-non, la date et le nom du contrôleur. Vous l'ouvrez dans Excel ou Google Sheets. Pas d'inscription.

Usage typique : chef d'équipe ou dirigeant, une fois par mois sur les sites sensibles (accueil, sanitaires, kitchenette), et à chaque visite conjointe avec le client. Les écarts critiques se traitent avant le prochain passage. Les « à reprendre » portent un délai. Le CSV n'est pas un document opposable : c'est une trame pour ne rien oublier. Adaptez-la à votre CDC.

Colonnes : Zone, Critère, Conforme, À reprendre, Critique, Observation, Photo oui-non, Date, Contrôleur
Zones type bureaux / copro : accueil, open space, sanitaires, kitchenette, salles de réunion, circulations, local déchets
Lignes « preuve de passage » : check-in du jour, photos des zones sensibles, PV transmis

AFNOR publie une norme NF X50-794 (qualité de service en propreté). C'est un cadre existant, pas une certification Proprely, pas une grille FEP complète, pas un badge à coller sur un devis. Cette fiche est une trame métier TPE/PME 3–50 agents, un ordre de grandeur opérationnel.

Télécharger la fiche CQ (CSV) · Relier au CDC / CCTP · Candidater à la bêta (Fillout)

Comment utiliser preuve de passage : Mettre en place une preuve de passage et un contrôle qualité nettoyage

Configurer une preuve de passage standardisée (QR, photos, signature, PV) et l'appuyer sur une grille de contrôle qualité (conforme / à reprendre / critique). Pas une certification AFNOR.

Configurer le site et générer le QR code — Sur la fiche du site client, activez la preuve de passage. Proprely génère un QR code unique à imprimer et coller sur le site (entrée, local technique, hall).
L'agent scanne le QR à l'arrivée — L'agent ouvre son lien Proprely, scanne le QR code du site. Le check-in est horodaté et géolocalisé (si activé) automatiquement. La mission démarre.
Prendre les photos avant-après — L'agent prend des photos avant et après l'intervention via Proprely. Les photos sont associées au site, à la mission et à la date. Stockage sécurisé européen. Durée de conservation : pratique fréquente syndic / AO, à recouper avec votre conseil.
Noter le contrôle qualité — Sur la grille (fiche CSV ou écran), classer chaque critère : conforme, à reprendre, critique. Joindre la photo si l'écart le justifie. Ce n'est pas une norme FEP ni NF X50-794 complète.
Faire signer le client (optionnel) — Si un client ou gardien est présent, il signe sur l'écran du téléphone de l'agent. Sa signature est intégrée au PV automatique.
Le PV part automatiquement — À la validation de la mission, Proprely génère un PV PDF (QR + photos avant/après + signature + horodatage + agent) et l'envoie automatiquement au syndic ou facility manager configuré.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un contrôle qualité nettoyage, concrètement ?

Une grille de visite : chaque zone / critère est conforme, à reprendre ou critique, avec une observation, éventuellement une photo, un délai de reprise et le nom du contrôleur. Ce n'est pas un slogan commercial. La preuve de passage (QR, photos, signature, PV) rend cette grille discutable sur des faits. Sans preuve, le CQ redevient parole contre parole.

Comment utiliser une fiche de contrôle qualité nettoyage ?

Ouvrez le CSV (Excel / Google Sheets) avant la visite. Une ligne par critère. Cochez une seule colonne parmi conforme / à reprendre / critique. Notez l'observation et si une photo est jointe. Datez, signez (contrôleur). Usage fréquent : audit mensuel, visite conjointe client, préparation d'un mémoire technique d'appel d'offres. Le fichier est une trame métier, pas une norme FEP ni NF X50-794 complète. Téléchargement : /ressources/fiche-controle-qualite-nettoyage.csv.

Comment relier cahier des charges, contrôle qualité et preuve de passage ?

Le CDC / CCTP écrit ce qui est dû (zones, fréquences, exclusions). Le CQ vérifie l'exécution sur une grille. La preuve documente le passage. Page CDC déjà publiée : cahier des charges nettoyage bureaux. En AO, ce trio pèse souvent dans le mémoire technique autant que le prix. Voir aussi : répondre à un appel d'offres nettoyage. Ce n'est pas un avis juridique.

La norme AFNOR NF X50-794, c'est quoi pour une TPE de nettoyage ?

C'est une norme AFNOR de cadrage sur la qualité de service en propreté. Elle existe ; ce n'est pas une certification Proprely, pas un label que nous délivrons, pas une obligation automatique pour une société de 3 à 50 agents. On s'en sert ici comme cadre (grille, traçabilité), pas comme revendication. Recoupez le texte AFNOR si vous visez une démarche normative.

Comment fonctionne le QR code par site ?

Proprely génère un QR code unique pour chaque site lors de la création. Vous l'imprimez et le collez à un endroit visible (entrée, accueil). L'agent le scanne avec Proprely sur son téléphone à chaque arrivée.

Les photos sont-elles conservées combien de temps ?

Conservation typique côté syndics et appels d'offres : souvent autour de 5 ans. Ce n'est pas présenté ici comme une obligation légale unique : recoupez avec votre contrat, le RGPD (durée minimale nécessaire à la finalité) et votre conseil. Stockage sécurisé en Europe, chiffré. Accessibles via Proprely pendant la durée paramétrée.

Que se passe-t-il si l'agent n'a pas de réseau au moment du check-in ?

Proprely fonctionne en mode hors-ligne. Les photos et le check-in sont enregistrés localement et synchronisés dès que le réseau revient (typiquement à la sortie du sous-sol).

Le client reçoit-il automatiquement le PV ?

Oui, si vous l'activez. Le PV est envoyé par email après chaque intervention validée, avec photos et signature. Vous pouvez aussi le rendre accessible via un lien permanent.

Est-ce que la géolocalisation est obligatoire ?

Non, c'est optionnel. Activée, elle ajoute une preuve supplémentaire (l'agent était bien sur place). Désactivée, vous gardez le QR + photos + horodatage qui suffisent dans la plupart des cas.

Comment prouver un passage au syndic ?

Trois couches cumulables, déjà décrites ici : (1) check-in QR unique au site (heure serveur), (2) photos avant/après horodatées, hébergées en Europe, (3) signature du représentant (gardien, conseil syndical) si présent, puis PV envoyé par email. Le syndic peut recevoir le PV automatiquement ou via un lien. Ce n'est pas un constat d'huissier ; c'est une preuve métier opposable dans la discussion « vous n'êtes pas passé ». Géoloc optionnelle.

Le PV suffit-il si le gardien n'a signé personne ?

Oui dans la plupart des copros : QR + photos horodatées + heure de check-in restent, même sans signature. La signature est un plus quand quelqu'un est là. Conservation : pratique fréquente syndic / AO, à recouper avec votre conseil. Si les photos sont encore dans WhatsApp, vous pouvez candidater à la bêta (Fillout), 0 € pendant la bêta, 0 € / agent.