Excel ou Proprely ?
À partir de quand vous devriez changer.
Excel reste un excellent outil pour démarrer. À partir d'une certaine taille, il devient le frein principal à la croissance d'une société de nettoyage. Voici à quel moment, pourquoi, et comment basculer sans douleur.
Honnêteté
Excel a sa place. Voici où.
On ne va pas vous dire qu'Excel est mauvais. Il est juste mauvais à partir d'un certain seuil — qu'on va identifier ensemble.
Restez sur Excel si...
- Vous êtes seul à gérer (pas de back-office, pas d'assistant)
- Vous avez moins de 5 agents
- Vous gérez moins de 10 sites clients
- Vous n'avez pas besoin de preuve de passage formelle
- Vous ne gérez pas de prestations récurrentes complexes
- Vous n'avez pas d'enjeu de marge par client à suivre finement
Excel devient le frein si...
- L'administration dispersée prend une part visible de votre semaine
- Vous gérez 5 agents ou plus, sur 10 sites ou plus
- Vos clients commencent à demander des preuves de passage
- Vous travaillez à 2+ personnes sur les mêmes fichiers
- Vous découvrez des erreurs de pointage ou de devis a posteriori
- Vous ne savez plus exactement quels contrats sont rentables
- Vous perdez du temps à retrouver un document (contrat, attestation)
- Vos agents oublient des passages ou les fréquences ne sont pas respectées
Comparatif
Excel vs Proprely, fonction par fonction
Pas de marketing, juste les capacités réelles de chaque outil sur les sujets qui comptent pour une société de nettoyage B2B.
| Capacité | Excel | Proprely |
|---|---|---|
| Centralisation clients + sites + contacts | Manuelle, fichier par fichier | Oui, base unique reliée |
| Planning agents multi-sitesCritique | Possible mais fragile | Drag & drop 1-clic |
| Affectation selon spécialités (vitrerie, médical, etc.) | Non | Spécialité visible à l'affectation |
| Suivi des heures et dépassements (35h)Critique | Non | Heures suivies par agent · alertes automatiques de surcharge prévues (roadmap) |
| Mission terrain avec preuve de passageCritique | Non | QR + photos + signature |
| Application mobile pour les agents | Non | App Android ou accès web (après invitation) · iOS bientôt |
| Devis rapide, sans repartir de zéro | Modèle à dupliquer à chaque fois | Génération à partir des sites |
| Signature électronique devis et contrats | Non | Intégrée |
| Marge par client en temps réelCritique | Si vous savez bâtir le tableau | Calculée automatiquement |
| Documents centralisés (contrats, attestations URSSAF, fiches sécurité) | Dispersé entre dossiers | Recherche instantanée |
| Collaboration multi-utilisateurs simultanéeCritique | Conflits de versions possibles | Native |
| Historique des interventions | Non | Historique par client et par site |
| Sauvegarde automatique cloud | Si OneDrive bien configuré | Automatique, hébergement européen |
| Conformité RGPD documentée | À votre charge | Hébergement UE, politique de confidentialité publiée |
| Coût direct (licence) | 0 € (mais Microsoft 365 ~10 €/mois) | 0 € pendant la bêta |
| Coût caché en heures d'admin perduesCritique | Du temps d'admin chaque semaine | Saisie regroupée dans un cockpit |
Coût caché
Excel n'est pas gratuit
Quand on additionne les heures perdues, les erreurs et les risques, Excel peut coûter plus cher qu'une licence annuelle d'un outil métier. Quatre coûts cachés fréquents.
Du temps perdu chaque semaine en ressaisie
Recopier les heures, ressaisir les devis, mettre à jour plusieurs fichiers à chaque changement de planning. Ce temps part en saisie au lieu du commercial ou du terrain.
Risque de fichier corrompu ou perdu
Une formule cassée, une ligne supprimée par erreur, un fichier qui refuse de s'ouvrir : ça arrive. Le temps de tout reconstituer peut peser plus lourd qu'une licence annuelle.
Conflits multi-utilisateurs
Quand plusieurs personnes travaillent sur des copies du même fichier (pièce jointe, dossier partagé mal synchronisé), les versions divergent et des modifications peuvent être écrasées sans que personne ne s'en aperçoive.
Erreurs de pointage et de facturation
Heures saisies en double, oubliées, ou attribuées au mauvais site : sans contrôle automatique, ces erreurs passent inaperçues et finissent par coûter la marge d'un contrat entier.
Migration
Comment basculer d'Excel à Proprely en 2 semaines
Pas de big bang, pas de double saisie pendant 3 mois. Un plan séquencé pour migrer sans perdre une heure d'activité.
- Jour 1
Audit de vos fichiers Excel actuels
Nous identifions ensemble vos sources : planning, suivi des heures, fichier devis, base clients, fichier sites.
- Jour 2
Configuration de votre instance
Onboarding de 30 minutes avec le fondateur : import des clients, sites, agents, fréquences d'intervention.
- Jour 3
Premier planning + premier devis
Vous générez votre planning de la semaine et votre premier devis depuis Proprely. Vous comparez avec votre fichier Excel.
- Semaine 1
Validation côté agents
Vos agents, invités par email, ouvrent leur planning (app Android ou accès web ; iOS bientôt) et valident leurs premières missions avec preuve de passage, y compris hors connexion.
- Semaine 2
Bascule complète
Vous archivez vos fichiers Excel et vous travaillez exclusivement sur Proprely. Vos données restent exportables à tout moment.
Vos fichiers Excel attendent que vous décidiez.
On vous accompagne pour migrer sans perdre une heure d'activité. Onboarding 30 min, accès gratuit pendant la bêta, puis tarif fondateur préférentiel à partir d’environ 39 €/mois.
Rejoindre la bêtaPas de carte bancaire · Aucun engagement · Réponse sous 24 h ouvrées
Les objections qu'on entend le plus
Excel est gratuit, pourquoi payer un logiciel ?
Excel n'a pas de licence métier, mais la dispersion administrative a un coût : le temps que vous y passez, à votre coût horaire. Pendant la bêta, Proprely est gratuit, sans cette dispersion.
Mes équipes connaissent Excel par cœur, est-ce qu'elles vont adopter Proprely ?
Proprely a été conçu avec des dirigeants de société de nettoyage. L'interface reprend les logiques métier qu'ils connaissent : sites, agents, missions, devis. La prise en main se fait en 30 minutes avec le fondateur.
Comment je migre mes fichiers Excel existants ?
Nous reprenons vos fichiers actuels et nous configurons votre instance avec vous lors de l'onboarding (30 minutes). Clients, sites, agents, fréquences : tout est importé sans que vous ayez à ressaisir.
Qu'est-ce qui casse vraiment dans Excel quand on grandit ?
Trois choses : la collaboration (à plusieurs sur des copies du même fichier, les versions divergent et des modifications s'écrasent), la fiabilité (formules cassées, lignes décalées, données perdues), et le manque de fonctions terrain (preuve de passage, signature client, géolocalisation, application mobile pour les agents).
Et si je veux rester sur Excel ?
Excel reste un excellent outil tant que vous êtes seul à gérer, avec moins de 5 agents et moins de 10 sites. Nous proposons d'ailleurs des modèles Excel gratuits sur notre page Ressources. Au-delà, le coût caché de la dispersion peut vite dépasser le prix d'un outil métier.