Proprely vs Excel : à partir de quand changer pour un logiciel métier ?

Excel reste un excellent outil pour démarrer une société de nettoyage. Au-delà d'un seuil — typiquement 5 à 8 agents et 10 sites — il devient le frein principal à la croissance et coûte plus cher qu'une licence d'outil métier. Ce comparatif Proprely vs Excel identifie précisément le moment où basculer, pourquoi, et comment migrer sans douleur en moins de 2 semaines.

Quand Excel suffit encore

Vous êtes seul à gérer la société (pas de back-office, pas d'associé)
Moins de 5 agents
Moins de 10 sites clients récurrents
Pas de preuve de passage formelle attendue par vos clients
Pas de prestations récurrentes complexes (un seul type de prestation, fréquence standard)
Pas d'enjeu de marge par client à suivre finement
Pas de contraintes réglementaires fortes (médical, agroalimentaire)

Dans ce cadre, nous proposons même des modèles Excel gratuits téléchargeables pour démarrer : devis, planning hebdomadaire, suivi des heures agents.

Quand Excel devient le frein principal à la croissance

Plus de 6 heures par semaine perdues en administration dispersée (saisie, recherche, ressaisie entre fichiers)
5 agents ou plus, sur 10 sites ou plus
Clients (syndics, facility managers, gardiens) qui demandent une preuve de passage formelle avec photos et signature
Travail simultané à 2 personnes ou plus sur les mêmes fichiers (corruption, modifications écrasées)
Erreurs de pointage ou de devis découvertes a posteriori (formules cassées, lignes décalées, oublis)
Plus aucune visibilité sur quels contrats sont vraiment rentables
Documents administratifs difficiles à retrouver (contrat agent, attestation URSSAF, KBis client)
Agents qui oublient des passages sans qu'on s'en rende compte avant le client mécontent
Facturation manuelle des contrats récurrents qui prend 4 à 6 heures par mois

Coût caché d'Excel pour une société de nettoyage

Quand on additionne les heures perdues en dispersion administrative, les erreurs de devis et de pointage, et les risques (perte de contrat faute de preuve de passage, redressement URSSAF sur les heures sup non majorées), Excel coûte plus cher qu'une licence d'outil métier. Estimation chiffrée : pour une société B2B nettoyage de 8 à 15 agents, à 45 € de coût horaire dirigeant chargé, 6 à 10 heures perdues par semaine représentent 12 600 à 21 000 € de coût caché par an — sans compter les opportunités commerciales loupées par lenteur de devis ou les contrats perdus par sous-tarification invisible.

Mesurez votre coût réel avec le calculateur ROI logiciel société de nettoyage.

Comparatif tableau : Proprely vs Excel sur 10 critères

Coût : Excel = 0 € licence (Office 365 inclus le plus souvent) mais 12-21 k€/an de coût caché. Proprely = gratuit pendant la bêta privée, tarif fondateur à vie après
Multi-utilisateur : Excel = collaboration fragile (corruption). Proprely = multi-utilisateur natif, droits par profil
Mobile agents : Excel = inutilisable sur téléphone. Proprely = lien web personnel par agent, sans app à installer
Preuve de passage : Excel = aucune. Proprely = QR + photos avant-après + signature + PV automatique
Marge par client en temps réel : Excel = à compiler manuellement. Proprely = en surface dans le pilotage
Facturation auto contrats récurrents : Excel = manuel chaque mois. Proprely = automatique
Spécialités agents (vitrerie, bionettoyage) : Excel = colonne notée à la main. Proprely = filtre natif à l'affectation
Alertes surmenage : Excel = aucune. Proprely = alerte automatique au dépassement de seuil
RGPD et hébergement : Excel/OneDrive = OK. Proprely = hébergement européen, contrat de sous-traitance, export 1 clic
Évolutivité : Excel = bloque à 8-10 agents. Proprely = jusqu'à 50+ agents sans dégradation

Migration Excel → Proprely en 2 semaines

Jour 1 — audit de vos fichiers Excel actuels (clients, sites, agents, contrats, devis). Jour 2 — configuration de votre instance Proprely à partir de vos fichiers. Jour 3 — premier planning + premier devis sur Proprely. Semaine 1 — validation côté agents (chacun ouvre son lien web personnel, valide sa première mission). Semaine 2 — bascule complète : Proprely devient l'outil principal, Excel reste accessible en archive. Pas de big bang, pas de double saisie pendant 3 mois.

Aller plus loin

Pour comparer avec d'autres logiciels métier société de nettoyage : comparatif logiciels métier nettoyage 2026
Pour mesurer votre ROI : calculateur ROI logiciel société de nettoyage
Pour préparer la digitalisation : Digitaliser sa société de nettoyage : 5 étapes 2026
Modèles Excel gratuits pour démarrer : devis, planning, suivi heures
Candidater à la bêta Proprely — gratuit, sans carte bancaire

Questions fréquentes

Excel est gratuit, pourquoi payer un logiciel ?

Excel n'est pas gratuit dès qu'il vous coûte 6 à 10 heures par semaine d'administration dispersée. À 45 € de coût horaire dirigeant, ça représente 12 600 à 21 000 € de coût caché par an. Pendant la bêta, Proprely est aussi gratuit qu'Excel, sans ce coût caché.

Mes équipes connaissent Excel par cœur, est-ce qu'elles vont adopter Proprely ?

Proprely a été conçu avec des dirigeants de société de nettoyage. L'interface reprend les logiques métier qu'ils connaissent : sites, agents, missions, devis. La prise en main se fait en 30 minutes avec le fondateur.

Comment je migre mes fichiers Excel existants ?

Nous reprenons vos fichiers actuels et nous configurons votre instance avec vous lors de l'onboarding (30 minutes). Clients, sites, agents, fréquences : tout est importé sans que vous ayez à ressaisir.

Qu'est-ce qui casse vraiment dans Excel quand on grandit ?

Trois choses : la collaboration (à 2 personnes simultanées, le fichier se corrompt ou les modifications s'écrasent), la fiabilité (formules cassées, lignes décalées, données perdues), et le manque de fonctions terrain (preuve de passage, signature client, géolocalisation, application mobile pour les agents).

Et si je veux rester sur Excel ?

Excel reste un excellent outil tant que vous êtes seul à gérer, avec moins de 5 agents et moins de 10 sites. Nous proposons d'ailleurs des modèles Excel gratuits sur notre page Ressources. Au-delà, le coût caché de la dispersion dépasse largement le prix d'un outil métier.