Organisation jour 1 : planning Excel et WhatsApp

Jour 1 d’une TPE de nettoyage : un planning unique, un dossier par site, WhatsApp pour l’alerte. Quand Excel suffit, quand ça casse, sans projet ERP.

Publié le 17 septembre 2026 · 9 min · Création

Par Léa Demontille, Head of Growth / rédactrice

L'essentiel

Un planning, pas trois versions (papier + groupe + tête)
WhatsApp = urgence, pas historique de contrat
Dossier site : accès, consignes, photos, devis signé
Recruter après les heures vendues, pas pour « faire société »
Suite logique : digitaliser en 5 étapes, quand le mix craque

Trois objets, pas une usine

Satellite du pilier de zéro. Complète digitaliser en 5 étapes (méthode de bascule) et outils et limites : ici le lundi matin du solo / de la toute petite équipe.

1. Le planning unique

Une grille semaine : qui, quel site, quelle plage. Papier, modèle Excel ou Sheets. Une URL ou un classeur. Si vous partez sur site avec une version et que le client a un mail d’une autre, vous avez déjà perdu.

Figé dimanche soir ou lundi 7 h. Les changements : une ligne, pas un fil de 30 messages.

2. Le dossier par site

Même structure à chaque fois :

Devis / mail de commande
Consignes d’accès (codes : stocker proprement, pas en clair sur un groupe ouvert)
Contact client et « en cas de pépin »
Photos d’état si utile
Produits / matériel laissé sur place

Drive avec un dossier par client, ou classeur. L’outil importe moins que l’habitude.

3. WhatsApp pour l’alerte

Retard, code faux, dégât. Ce n’est pas le lieu des avenants, des heures à coller en paie, ni de l’historique annuel. Quand ça le devient : vous êtes dans l’erreur n°6 du guide erreurs.

Adoption terrain plus tard : WhatsApp et logiciel.

Ce que vous ne digitalisez pas le jour du Kbis

ERP, pointage GPS obligatoire, app native imposée aux agents. D’abord tenir 2-3 sites. Ensuite la méthode en 5 étapes.

Proprely peut centraliser planning et dossiers quand le mix ment. Soft : bêta. Ce que recouvre un logiciel société de nettoyage gratuit en bêta (places, 0 €/agent). Pas un prérequis de création.

Mini rituel vendredi (20 min)

Factures de la semaine
Planning S+1
3 relances devis (premiers contrats)
Une ligne de trésorerie

Si ce rituel saute trois vendredis de suite, le problème n’est pas Excel : c’est la priorité.

Pour aller plus loin

Candidater à la bêta

Un planning + les sites + les devis, sans reconstruire WhatsApp.

→ Candidater à la bêta privée (Fillout)

Soft : voir l’offre bêta

Questions fréquentes

Excel est-il honteux ?

Non. Honteux : cinq fichiers « planning_v3_final_LUNDI ». Un modèle unique, une source de vérité. Voir aussi le modèle planning agents.

Faut-il un groupe WhatsApp par site ?

Très vite illisible. Un canal interne pour l’alerte, le planning ailleurs. Les agents n’ont pas à chercher le créneau dans 40 messages.

À partir de combien de sites ça casse ?

Souvent 5-8 sites ou le premier remplacement d’absence mal tracé. Variable. Le signal : vous ne savez plus répondre « qui était là mardi ? » en 30 secondes.

Le pointage mobile est-il obligatoire jour 1 ?

Non. Un horaire écrit + un message « j’ai terminé » peut suffire solo. Dès un agent : horodatage, sinon la paie et le client improvisent.

Proprely est-il le prérequis du Kbis ?

Non. Utile quand vous voulez planning + sites + devis au même endroit. Bêta Fillout, places limitées. Limite : pas un cabinet, pas Légifrance.